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Communications unifiées

Les solutions Zimbra , OpenXchange et BlueMind permettent de gérer à la fois les fonctions d'emails et les aspects collaboratifs via les calendriers et dossiers partagés. Adaptées pour toutes tailles de structures avec une gestion avancée de l'archivage, et hébergées par Smile ou par les clients, ces solutions sont compatibles avec les navigateurs internet, les clients de messagerie Microsoft Outlook ou Mozilla Thunderbird, ainsi que les smartphones iPhone et Android.

La messagerie est un des outils de travail le plus critique des sociétés. Que ce soit en interne ou en externe, sans messagerie les collaborateurs des sociétés ne peuvent plus communiquer. Il est donc primordial de préparer en amont tous les pré-requis techniques et fonctionnels afin qu'un projet de migration de messagerie soit une réussite. Nous allons vous présenter notre méthode en 2 temps, afin de répondre à la problématique de :

Comment réaliser une migration de messagerie collaborative avec succès ?

La mise en œuvre d'un nouvel outil de communication collaboratif ne se résume pas à l'installation d'une nouvelle application informatique. Au delà des aspects purement techniques, le projet d’accompagnement doit d'être porté et adopté par les salariés du client.
 
L'accompagnement que nous proposons a pour objectif d'activer les leviers qui favorisent l'adhésion au projet et l'appropriation du socle des outils de communication.
Notre approche prend en compte les retours d'expériences de migrations déjà réalisées par le passé :

  • Insister sur la communication lors du projet,
  • Rappeler les usages fondamentaux,
  • Adapter les formations aux demandes des salariés,
  • Anticiper les nouveaux usages,

Cette approche intègre donc fortement les aspects humains et relationnels liés à un tel projet et permet de déclencher, au moment opportun, les actions visant à sensibiliser, rassurer et motiver les effectifs concernés.
 
Une fois l’appropriation et l'adhésion forte du projet, nous pouvons nous lancer sur la partie technique du projet.
 
Au préalable, Il faut recenser les points techniques ci-dessous:

  • Logiciel serveur et version utilisée (MS Exchange, Lotus, Mdaemon, Zimbra, Gmail, Dovecot, BlueMind, OpenXchange...),
  • Logiciel client et version utilisée (Outloook, Mail, Thunderbird...),
  • Volumétrie en Go des données à reprendre,
  • Bande passante sortante du client,
  • Méthode de migration (big bang ou au fil de l'eau),

Ces pré-requis techniques sont la garantie de ne passer à côté d'une information essentielle et par conséquent de mener à bien un projet de migration.
 La partie la plus importante et le choix de la méthode de migration. Elle est dictée par des critères économiques et temporels. Les méthodes et les outils seront personnalisés ou créés selon les besoins du client. Des scénarii types seront mis en place et validés avec le client.

Migration

  1. La première méthode dite de "big bang" consiste à migrer la totalité des données en une seule fois.
    D'une part ce type de méthode est préconisé pour les petites volumétries de données et d'autre part pour les clients qui souhaitent migrer toutes leurs données en une seule fois.
    Elle présente deux intérêts, le premier d'ordre temporel, elle permet de faire la migration en une seule fois et le deuxième est d'ordre économique.
  2. La deuxième méthode dite de "au fil de l'eau" consiste à migrer des données au fur et à mesure.
    La migration se fera via un split-domain ou domaine temporaire. Elle consiste à créer un domaine local pour rediriger les mails de la plate-forme initiale vers le nouveau serveur. Le domaine temporaire n'est donc pas connu de l'extérieur. Le but étant que les messages soient au final « routés » sur le bon serveur, en fonction de l'état migré ou non de chaque utilisateur. Une fois la migration terminée le domaine utilisé pour cette redirection pourra être supprimé. Ce type de configuration permet de faire un pilote et une migration progressive tout en observant une montée en charge progressive de la plateforme finale.
    Dans ce type de méthode nous livrons une procédure et un script de migration, elle permet donc au client de réaliser lui même la fin de la migration et par conséquent elle lui offre plus de souplesse.

En conclusion une migration de messagerie réussie est l'association d'une conduite du changement efficace et maîtrisée couplée à une reprise des mails/contacts/agendas sans perte de données et de façon efficiente.